Dienstreise (HRFI)
ANTRAGSBERECHTIGUNG:
Dienstreisen können von allen Mitarbeiter*innen (AUP/WUP) der Universität Wien durchgeführt werden.
ERKLÄRUNG:
Eine Dienstreise liegt vor, wenn sich Dienstnehmer*innen zur Ausführung eines von der Universität Wien erteilten Arbeitsauftrages an einen, außerhalb des Arbeitsorts gelegenen, Ort begeben (vgl. § 62 KV). Eine Dienstreise kann demnach nur im Auftrag der Universität erteilt werden. Durch die Genehmigung erhalten die Dienstnehmer*innen eine gerechtfertigte Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Gem. § 62 Abs 2 KV beginnen Dienstreisen mit dem Verlassen der Arbeitsstätte, wenn sie von dort aus angetreten werden, andernfalls mit dem reisenotwendigen Verlassen der nächstgelegenen Wohnung der Dienstnehmer*innen. Dienstreisen enden mit der Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. mit der reisenotwendigen Rückkehr in diese Wohnung.
ABLAUF
- Dienstreise selbständig von Antragsteller*innen (AUP/WUP) im HR-FI-Workflow beantragen und zur Genehmigung freigeben (bedeutet idZ. weiterleiten). Zudem ggf Antrag auf A1-Bescheinigung für Entsendung (EU-Mitgliedstaaten/EFTA, Schweiz, GB; Ausnahme:DE) ausfüllen und ebenfalls zur Genehmigung für Fakultätsmitarbeiter*innen an den Dekan bzw. für Projekt-Mitarbeiter*innen an den*die Projektleiter*in weiterleiten.
- Genehmigung der Abwesenheit von der Dienststelle mittels Dienstreiseantrag sowie des Antrags auf A1-Bescheinigung durch den Dekan bzw. im Fall von Projekt-Mitarbeiter*innen durch den*die Projektleiter*in.
- Genehmigung der Fakultätskostenrefundierung durch den budgetverantwortlichen Dekan bzw. im Fall von Projektkostenrefundierungen durch die budgetverantwortliche Projektleitung.
- Reiseantrag muss spätestens zwei Wochen vor Antritt der Reise über den HR-FI-Workflow genehmigt in der Personaladministration/Reisekostenabteilung einlangen.
- Im Fall eines Antrags auf A1-Bescheinigung für Entsendung muss der*die Antragsteller*in das PDF-Formular des Dienstreiseantrags, die Genehmigungsemail des Dekans bzw. des*der Projektleiter*in sowie den unterzeichneten Antrag auf A1-Bescheinigung an die Service-email-Adresse: wien.zentralegruppe@bvaeb.sv.at inklusive an sich selbst senden. Näheres dazu finden Sie unter A1-Bescheinigung für Entsendung.
WICHTIG - ACHTUNG:
- Der Reiseantritt ist erst NACH erfolgter Genehmigung möglich!
- Der Antritt einer Reiseaktivität ohne vorherige Genehmigung stellt eine ungerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst dar und kann arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Folgen nach sich ziehen.
- Zudem besteht kein Anspruch auf Kostenersatz.
- Ein nachträgliches Erfassen der Dienstreise über das HRFI ist nicht möglich.
HINWEIS:
Dienstreisen, Reisefreistellungen für Forschungs- und/oder Lehrzwecke und Reisen im Rahmen von Drittmittelprojekten haben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, sozialer sowie ökologischer Nachhaltigkeit und Rechtmäßigkeit zu erfolgen, wobei der CO2 Fußabdruck so gering wie möglich gehalten werden soll. Es sind dementsprechend vorzugsweise öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Dabei steht der Nachhaltigkeitsgedanke im Vordergrund: Die Universität Wien ersucht die Bediensteten, Bahnreisen den Flugreisen vorzuziehen und auf Fahrten mit motorisierten Fahrzeugen möglichst zu verzichten.
ABRECHNUNG:
Die Dienstnehmer*innen haben aufgrund der gesetzlichen Grundlage für Dienstreisen einen Rechtsanspruch auf Kostenersatz. Für die Abrechnung wird grundsätzlich die Reisegebührenvorschrift - RGV herangezogen.
FRISTEN:
- Ausnahmslos vor Beendigung der Anstellung
- Ausnahmslos innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reiseaktivität
- Reisen im zweiten Halbjahr, wenn möglich bis spätestens 31.12. des jeweiligen Kalenderjahres
ABRECHNUNGSARTEN:
- Dienstreiseabrechnung mit Pauschalen (Personaladministration/Reisekostenabteilung) Dienstreiseabrechnung ohne Pauschalen (Finanzabteilung)