Dienstreise (HRFI)

ANTRAGSBERECHTIGUNG:
Dienstreisen können von allen Mitarbeiter*innen (AUP/WUP) der Universität Wien durchgeführt werden.

ERKLÄRUNG:
Eine Dienstreise liegt vor, wenn sich Dienstnehmer*innen zur Ausführung eines von der Universität Wien erteilten Arbeitsauftrages an einen, außerhalb des Arbeitsorts gelegenen, Ort begeben (vgl. § 62 KV). Eine Dienstreise kann demnach nur im Auftrag der Universität erteilt werden. Durch die Genehmigung erhalten die Dienstnehmer*innen eine gerechtfertigte Abwesenheit vom Arbeitsplatz. Gem. § 62 Abs 2 KV beginnen Dienstreisen mit dem Verlassen der Arbeitsstätte, wenn sie von dort aus angetreten werden, andernfalls mit dem reisenotwendigen Verlassen der nächstgelegenen Wohnung der Dienstnehmer*innen. Dienstreisen enden mit der Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. mit der reisenotwendigen Rückkehr in diese Wohnung.

ABLAUF

1. Dienstreisen sind selbständig von Antragsteller*innen (AUP/WUP) im HR-FI-Workflow zu beantragen.
2. Im Feld „Anmerkung zur Reise“ ist jedenfalls nachstehende Ergänzung einzufügen und auszufüllen (mittels copy and paste):

   Name der Organisation, wo Auslandstätigkeit stattfindet:

   Anschrift im Ausland:

   Ich bestätige hiermit, dass während der Dienstreise keine Einkünfte von Dritten bezogen werden.

   ACHTUNG: Fehlt obige Ergänzung im Dienstreiseantrag muss das Formular auf A1-Bescheinigung für Entsendung separat ausgefüllt werden!
3. Der Dienstreiseantrag wird im nächsten Schritt zur Genehmigung freigegeben (bedeutet idZ. weiterleiten). Ggf (falls auf die Ergänzung vergessen wurde) ist ein Formular auf A1-Bescheinigung für Entsendung (EU-Mitgliedstaaten/EFTA, Schweiz, GB; Ausnahme: DE) auszufüllen und ebenfalls zur Genehmigung für Fakultätsmitarbeiter*innen an den Dekan bzw. für Projekt-Mitarbeiter*innen an den*die Projektleiter*in weiterleiten.
4. Genehmigung der Fakultätskostenrefundierungen durch den budgetverantwortlichen Dekan bzw. im Fall von Projektkostenrefundierungen durch die budgetverantwortliche Projektleitung.
5. Reiseantrag muss spätestens zwei Wochen vor Antritt der Reise über den HR-FI-Workflow genehmigt in der Personaladministration/Reisekostenabteilung einlangen.
6. Für den Fall eines Antrags auf A1-Bescheinigung für Entsendung muss der*die Antragsteller*in das PDF-Formular des Dienstreiseantrags, die Genehmigungsemail des Dekans bzw. des*der Projektleiter*in sowie ggf (falls auf die Ergänzung vergessen wurde) das unterzeichnete Formular auf A1-Bescheinigung an die Service-email-Adresse: wien.zentralegruppe@bvaeb.sv.at inklusive an die eigene Dienstemail-Adresse (vorname.nachname@univie.ac.at) mit dem Betreff "A1-Antrag für Sozialversicherungsnummer xxxx" (statt der xxxx bitte Ihre Sozialversicherungsnummer (10stellig) einfügen) senden. Näheres dazu finden Sie unter A1-Bescheinigung für Entsendung.

WICHTIG - ACHTUNG:

• Der Reiseantritt ist erst NACH erfolgter Genehmigung möglich!
• Der Antritt einer Reiseaktivität ohne vorherige Genehmigung stellt eine ungerechtfertigte Abwesenheit vom Dienst dar und kann arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Folgen nach sich ziehen.
• Zudem besteht kein Anspruch auf Kostenersatz.
• Ein nachträgliches Erfassen der Dienstreise über das HRFI ist nicht möglich.

HINWEIS:
Dienstreisen, Reisefreistellungen für Forschungs- und/oder Lehrzwecke und Reisen im Rahmen von Drittmittelprojekten haben nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, sozialer sowie ökologischer Nachhaltigkeit und Rechtmäßigkeit zu erfolgen, wobei der CO2 Fußabdruck so gering wie möglich gehalten werden soll. Es sind dementsprechend vorzugsweise öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Dabei steht der Nachhaltigkeitsgedanke im Vordergrund: Die Universität Wien ersucht die Bediensteten, Bahnreisen den Flugreisen vorzuziehen und auf Fahrten mit motorisierten Fahrzeugen möglichst zu verzichten.

ABRECHNUNG:
Die Dienstnehmer*innen haben aufgrund der gesetzlichen Grundlage für Dienstreisen einen Rechtsanspruch auf Kostenersatz. Für die Abrechnung wird grundsätzlich die Reisegebührenvorschrift - RGV herangezogen.

FRISTEN:

• Ausnahmslos vor Beendigung der Anstellung
• Ausnahmslos innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reiseaktivität
• Reisen im zweiten Halbjahr, wenn möglich bis spätestens 31.12. des jeweiligen Kalenderjahres

ABRECHNUNGSARTEN:

• Dienstreiseabrechnung mit Pauschalen (Personaladministration/Reisekostenabteilung) Dienstreiseabrechnung ohne Pauschalen (Finanzabteilung)

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