Reisekostenzuschuss (RKZ)

ANTRAGSBERECHTIGUNG:
Gilt prinzipiell nur für WUPs. Allerdings darf für die WUPs kein Abwesenheitsgrund im Reisezeitraum bestehen (z.B. „Karenzurlaub“), sondern die WUPs müssen sich zum Zeitpunkt der Reise in einem aufrechten Dienstverhältnis zur Universität Wien befinden und idZ jedenfalls zeitgleich einen Reisefreistellungsantrag einreichen. Besonderheit - Lektor*innen/Tutor*innen/Studienassistent*innen: Bei diesen Beschäftigungsverhältnissen ist die Beantragung von Freistellungen ausgeschlossen und infolgedessen die Abrechnung von Reisekostenzuschüssen nicht möglich.

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Universitätslehrer*innen (Beamt*innen und jene angestellten Universitätslehrer*innen, die sich in einem Dienstverhältnis zur Universität Wien nach dem Kollektivvertrag befinden), können gemäß § 48b RGV im Zusammenhang mit einer Dienstfreistellung gemäß § 160 BDG 1979 (§§ 53 oder 49d VBG 1948) einen Reisekostenzuschuss höchstens bis zum Ausmaß der Ansprüche auf Reisekostenvergütung nach der Reisegebührenvorschrift gewährt werden.

ERKLÄRUNG:
>Gemäß § 26 EStG 1988 sind jene Reisekostenzuschüsse, die nur Reise- und Nächtigungskosten, aber kein Taggeld enthalten, als nicht pauschalierter Aufwandsersatz steuerfrei. Bei der Bemessung der Höhe des Reisekostenzuschusses ist auf den Anlass der Freistellung sowie auf die mit dem Anlass und der Zeit der Freistellung verbundenen Einkünfte und Aufwendungen Bedacht zu nehmen.

HINWEIS - AUFBEWAHRUNGSPFLICHT VON BELEGEN:
Es entfällt die Vorlage von Originalbelegen gegenüber der Personaladministration. Belegpflicht besteht jedoch gegenüber der/dem Anweisungsberechtigten und den Finanzbehörden (7 Jahre). Die Belegsaufbewahrungspflicht (7 Jahre) obliegt den Mitarbeiter*innen.

BEANTRAGUNG EINES REISEKOSTENZUSCHUSSES - ALLGEMEINE RICHTLINIEN DER FAKULTÄT:

Klicken Sie auf die unterhalb befindliche Schaltfläche, um zu den allgemeinen Richtlinien der Fakultät betreffend die Beantragung eines Reisekostenzuschusses zu gelangen.

HINWEIS – ARBEITNEHMER*INNENVERANLAGUNG:
Werden die Reisekosten als Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht, sind die bewilligten Reisekostenzuschüsse in Abzug zu bringen. Die Unterlagen (Belege) sind von der Antragstellerin/dem Antragsteller 7 Jahre lang aufzubewahren. Sind neben den gewährten Reisekostenzuschüssen auch von dritter Seite Zuschüsse empfangen worden, können diese ebenfalls bei der Geltendmachung von Werbungskosten in Abzug gebracht werden. Übersteigt die Summe aus den von der/vom Anweisungsberechtigten und der von dritter Seite erhaltenen Zuschüssen die Aufwendungen für den konkreten Anlass, ist der die Aufwendungen übersteigende Teil des von dritter Seite erhaltenen Zuschusses als Einkommen in die Einkommenssteuererklärung/Arbeitnehmerveranlagung aufzunehmen.

 

ABLAUF

  1. Antrag auf Reisekostenzuschuss inkl. Antrag auf Reisefreistellung sind als PDFs an Frau Weisgram per email an die Service-email-Adresse: reisekosten.mathematik@univie.ac.at zu senden.
  2. Die Unterlagen werden auf Richtigkeit überprüft und zunächst der Reisekostenkommission zur weiteren Behandlung vorgelegt.
  3. Die behandelten Anträge werden im Anschluss dem Dekan zur Gegengenehmigung bzw. Gegenablehnung vorgelegt.
  4. Die unterfertigten Anträge werden den Antragsteller*innen per email übermittelt.
  5. Aufgrund der Tatsache, dass es sich bei diesen Reisekostenzuschüssen um nicht pauschalierten Aufwandersatz handelt, der naturgemäß erst nach Durchführung der Reise ausgezahlt werden kann, ist es nicht möglich, Reisekostenzuschüsse im Voraus zu erhalten.
  6. Im Fall der Genehmigung erfassen die Antragsteller*innen nach der Reiserückkehr die Abrechnung über das HRFI-System.
  7. Beachten Sie die Checkliste!
  8. Die dienstlichen Reisekostenabrechnungen werden wöchentlich montags zur Auszahlung gebracht.
 
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